Ametikirja mõistet Eesti seadusandlus ei kasuta ega sätesta. Ometi ametikirja kui kommunikatsioonivahendi ja riigijuhtimise hoova osatähtsus pole digiajastul sugugi vähenenud.
Ametikiri peegeldab poliitikute ja ametnike oskust (või saamatust) riigijuhtimise ükskõik millises valdkonnas. Nõuete paljususes (eeskirju vähemalt üle kümne) on oht unustada primaarne. Mõistlik oleks järgida „Euroopa hea halduse tava eeskirja“, mis pole küll õiguslikult siduv instrument. Käesolev meelespea püüab liikuda selge sõnumi suunas.
Praegune k o r r a l d u s. Vabariigi Valitsuse määruse „Asjaajamiskorra ühtsete aluste“ asemel jõustus 2017.a juunis Vabariigi Valitsuse määrus „Teenuste korraldamise ja teabe-halduse alused“, milles dokumendihaldust käsitatakse traditsiooniliselt. Teenuste arengut koordineerib jätkuvalt majandus- ja kommunikatsiooniministeerium, teabe kaitset Andmekaitse inspektsioon ja riigi infosüsteemi arengunõudeid Riigi Infosüsteemide Amet. Asutatakse nõukogu, kuhu kuuluvad ministeeriumide ja Riigikantselei nimetatud esindajad ning vajaduse korral teised isikud. Tegutsev dokumendihaldusnõukogu jätkab kuni vajaduse möödumiseni tegevust. (Kärbe uuendatud juunis 2017 seoses määruse muutmisega.)
Oleks nagu tehtud kõik, ent tühivastused käibivad nii nagu ennegi. Tehnikaga seotud probleemid võivad olla suured, kuid primaarseks jääb ikka kirja sisu – vaimu ülimuslikkus. Tehnika võimaldab kirja kohale saata sekunditega, kuid e-riigi asutuses võidakse see jätta kuuks ajaks seisma, misjärel vastatakse kahe reaga. Sisu on riigiüleste juhistega keerulisem reguleerida kui tehnilisi, seepärast vastutab sisu kvaliteedi eest iga asutus ise.
Vajalik k o r r a l d u s. Kehtiva Vabariigi Valitsuse seaduse alusel korraldavad kantslerid ministeeriumi asjaajamist, seega ka ametikirjavahetust. Nende nõudlikkus on oluline. Vastutuse hierarhia tipus peaks loogiliselt võttes olema riigisekretär, kuid seda ei ole sätestatud. Võimalik on ametnike koolituses rõhutada ja näitlikustada päringule s i s u l i – s e vastuse andmist tingimusel, et küsimus on selgelt sõnastatud. Kahjuks on tavaline, et asutuse juhtivad töötajad tihti väldivad ebamugavatele märgukirjade vastuste allakirjutamist, seega lükates vastutust riiklikult olulistes küsimustes (näiteks rahvastikukriis) allapoole. Euroopa hea halduse tava ütleb, et institutsioonid peavad harjuma kontrolli kui vastutusnormiga, ei tohi asuda kaitsepositsioonile ega hakata kõrvale põiklema. Ametnike distsiplinaarvastutuse sätestab Avaliku teenistuse seadus. Ametialane lohakus on Karistusseadustikust kõrvaldatud.
Ametikirja sisuks on sõnum, millega teavitatakse, selgitatakse, tervitatakse, kohustatakse, taotletakse teavet jne. Kas ametikiri täidab oma eesmärgi, sõltub sõnumi (ehk kirja) arusaadavusest, lühidusest, lihtsast sõnastusest, kirja saatmise ja vastuse saamise mõistlikust tähtajast. Ja muidugi ka lugupidavast ja sõbralikust toonist. Kirja üldises toonis on mõistlik mitte kasutada käsustiili „Te olete kohustatud seda ja teist tegema“, vaid „Palume Teid seda ja teist teha“. Vajadusel „Tuletame Teile meelde, et seadus sätestab, et … ja me ei saa Teilegi erandit teha“. Kirja lühidus ja lihtne sõnastus kergendavad tema sisu mõistmist.
Paraku on meie seaduskeel enamasti keeruline ja sageli raskesti mõistetav, kui mitte öelda – mitutpidi mõistetav. Võimaluse piires tuleb see keel muuta arusaadavaks, rõhutades (lühendades) kirjas just seda lõiku, mis on antud juhul oluline. Vältida tuleb liigseid sõnu ja lauseid, sest kirja pikkusest ei sõltu mõjusus. Tänapäevased copy/paste võimalused ahvatlevad kasutama kord juba sõnastatud konstruktsioone. Need võivad tekitada aga uusi küsimusi ja juhtida tähelepanu kõrvale põhisõnumilt.
Märgukirjade puhul on saanud tavaliseks, et ettepaneku saatjat vastuskirjas küll algul tänatakse, kuid kogu edasine sisu taandub asutuse senise tegevuse õigustamiseks, mille varjus ja sageli arengukavade abil lükatakse ettepanek seda analüüsimata tagasi. Eriti halb toon on viidata mahukale dokumendile, kust küsija peab vastust otsima. Muidugi tuleb kasutada vajadusel kopeerimist, mida kinnitab ka märgukirjade seaduse sätete kopeerimine käesolevas meelespeas. Vastuskirjas on soovitav lühidalt korrata saabunud kirja sisu, millele järgneb oma seisukohtade esitamine. Seega ei alustata kirja „tühjalt kohalt“. Niisamuti kirja lõpuosas korratakse kirja kõige olulisemat sisu, et hõlbustada adressaadil selle mõistmist.
Kui kirjas kasutatakse omavahel raskelt seostatavaid tekstiosi, siis pole vaja vaeva näha nende sidumisega, vaid otstarbekas on kasutada iseseisvate lõikude numereerimist. Populaarne on see võte just juristide hulgas. Soovitav on võtmesõnad või võtmelaused muust tekstist esile tuua paksu trüki või hõrendamisega, kasutada vahepealkirju.
Omaette pähkliks on kujunenud tavakodanike märgukirjadele vastamine valitsusasutuste poolt. Õieti on probleemiks nendele mittevastamine vaatamata „Märgukirjale ja selgitus-taotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seaduse“ sätetele. Nende järgi võib vastamisest loobuda järgmistel juhtudel: 1) isikut ei ole võimalik kindlaks teha; 2) puuduvad isiku sideandmed; 3) isik on piiratud teovõimega ja talle on kohtu poolt määratud eestkostja ning märgukiri või selgitustaotlus on esitatud esindaja eelneva nõusolekuta; 4) isik on selgelt väljendanud seisukohta, et ta ei soovi märgukirjale vastust; 5) märgukiri või selgitustaotlus ei ole esitatud eesti keeles ja keeleseaduse § 12 kohaselt ei ole adressaat kohustatud sellele vastama; 6) märgukirja või selgitustaotluse sisu ei ole loetav või arusaadav; 7) selgitustaotlusele vastamine nõuab teabe suure mahu tõttu asutuse või organi töökorralduse muutmist, takistab talle pandud avalike ülesannete täitmist või nõuab põhjendamatult suuri kulutusi.
Niisiis seadusega on oluline paigas, aga kohustusliku vastamise nõudest minnakse mööda mitmetes riigiasutustes või seda täidetakse poolikult, nagu hambad risti. Tõenduspõhiseid negatiivseid näiteid saab tuua isegi riigikohtu, riigikontrolli ja avalik-õiguslike ülikoolide igapäevasest praktikast. Viimased tavaliselt tavakodaniku märgukirjale ei reageeri. Eesti Vabariigi Presidendi kantseleist vastatakse laadis „Täname Teid hea ettepaneku eest, mida President saab rakendada oma edaspidises tegevuses“. Ja kui aasta pärast küsida, kus on seda tehtud, siis tänatakse jälle informatsiooni eest. Ja kõik. Sama tava on ka riigikontrollil.
Õiguskantsleri büroost tulnud vastuskirjad on juriidiliselt põhjendatud ja eksaktsed. Vahel isegi liiga eksaktsed, sest nad tõlgendavad vastuskirja saatmise fakti juba vastusena, hoolimata vastuskirja sisutusest. Sellise täpsuse aluseks on asjaolu, et märgukirja seadus ei sätesta midagi vastuse sisu kohta. See on etteheide seadusandjatele. Viimased olid nii taibukad märgukirjade seaduse tegemisel, et nemad ise ei ole kohustatud kirjadele vastama.
Asutuse e-posti aadressi on alati soovitav eristada asutuse töötaja omast, sest esimesel juhul kiri registreeritakse, töödeldakse ja ka vastatakse, teisel juhul võidakse unustada vastamine, sest uued kirjad tulevad peale. Seadus aadressidel vahet ei tee, aga kogemus näitab, et aadressidel on suur vahe.
Märgukirjale vastamise seadus sätestab vastamise t ä h t a j a: „Märgukirjale või selgitustaotlusele vastatakse viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest. Erilise vajaduse korral lähtuvalt vastamise keerukusest võib vastamise tähtaega pikendada kuni kahe kuuni. Isikut teavitatakse vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest.“ Ei arvestata seaduses sätestatud ümberadresseerimise kohustusega, kui märgukiri pole kohe sattunud õigele asutusele.
Ebakohtade näited riigiasutuste kirjavahetuses on õigustatud seepärast, et kõrgema positsiooniga isikute ringkonna eetilisele küljele on kõrgendatud ootused, pealegi nende puudused võivad võimenduda ja laieneda kordades, kui nendele tähelepanu ei juhita. Tuntud riigimees Julius von Witte kirjutas oma mälestustes, et imperaator Nikolai II pidas vajalikuks temale saadetud kirjadele vastata omakäeliselt, kuigi see võttis temalt palju aega.
Koostas Jaak Uibu, D.Sc., Riigikogu Eesti rahvastiku toetusrühma konsultant
