Olulise info edastamise tava on asutustes erinev

Stina Andok.

Erinevatelt ametiasutustelt uurides, millal ja mil moel nad inimesi olulisest infost teavitavad, selgus, et riigiasutused on altimad otse teavitama, omavalitsused aga eeldavad rohkem inimese enda tähelepanelikkust.

Eesti Vabariigi president Kersti Kaljulaid rääkis tänavu vabariigi aastapäeva kõnes Eestist kui võimekast riigist, mis suudab inimeste elu reaalselt mõjutada. Ta küsis, milleks me seda võimekat aparaati kasutame – kas aitamiseks ja toetamiseks või sunniks, ettekirjutamiseks, õpetamiseks. Lisaks ütles ta, et riigi väärikusele mõjub laastavalt, kui vald toob postkasti maksumaksja rahaga kirjastatud lehe, aga jätab samal ajal inimese vajaliku toe ja abita rahapuuduse taha varjudes.
Saanud sellest kõnest ja inimeste pöördumistest innustust, otsustasime uurida mõnest riigiasutusest ja kõigist Raplamaa valdadest, kuidas on korraldatud neil inimeste teavitamine, kui saabumas on mõnd inimest puudutav oluline tähtaeg taotluse esitamiseks, kui aegumas on dokumendid või midagi muud sarnast. Kas eeldatakse üksikisiku enda aktiivsust endale olulise informatsiooni otsimisel ja leidmisel või viiakse vajalik teave inimesteni otse?

Kehtna vallasekretäri abi Selma Ustav:
„Kehtna vallavalitsus püüab hoida oma kodulehel värsked plangid, mida täites on võimalus esitada avaldusi ja taotlusi. Praegusel ajal on seoses haldusreformiga muutunud ja/või muutumas paljud korrad. Nende kohta püüame teavet jagada nii kodulehe kui ka valla ajalehe kaudu (leht on loetav ka kodulehelt).
Mis puudutab laekunud taotluste ja/või avalduste lahendamise käigu tähtaegu, siis eraldi teavitamist ei ole. Kui avaldus esitatakse ise kohale tulles, on võimalik anda avaldajale kohe teada, millise aja jooksul ja kes avaldust lahendab. Kui avaldus esitatakse elektrooniliselt, siis on tava, et lahendamine peab toimuma 30 päeva jooksul.
Kuna praegu on pärast ühinemist muutunud nii töötajate koosseis kui ka tööülesannete jaotus, pean tunnistama, et on tekkinud olukordi, kus vastamine on jäänud tähelepanuta. Õnneks siiski üksikjuhtudel.”

Kohila vallavalitsuse avalike suhete nõunik Merle Beljäev:
„Kohila vallas avaldatakse vajalik info ajalehes, mis ilmub kõigile tasuta (tiraaž 3250), ning samuti jagatakse olulist infot Kohila valla kodulehel ja Facebookis.”

Rapla vallasekretär Ülle Eesik-Pärn:
„Teadaolevalt on kohaliku omavalitsusüksuse kohustus korraldada ja juhtida kohalikku elu, lähtudes vallaelanike õigustatud vajadustest ja huvidest ning arvestades valla arengu iseärasusi.
Seega Rapla vallavalitsus läheneb igale juhtumile vajaduspõhiselt, mis ei eeldagi vajadust üldises korras teavitada tähtaegade saabumisest. Küll aga on üksikud valdkondlikud erandid, kus õigustatud isikud on määratletud õigusaktidega. Näiteks maamaksu vabastuse saajad või esimesse klassi õppima asuvad lapsed. Sellistel juhtumitel tuleb tõesti avaldus või taotlus esitada kindlaks tähtajaks ning vallavalitsus teavitab esitamise tähtajast valla veebilehel ja vallalehes.
Teiseks näiteks võiks olla tähtajalise elamisloa lõppemine, mille kohta saab vallavalitsus teavituse rahvastikuregistrist ning ametnik teavitab sellest personaalselt isikut, kelle kohta meile info edastatakse. Paljudel juhtudel teevad riiklikud registrid teavituse automaatselt.”

Märjamaa vallasekretär Maigi Linna:
„Märjamaa vallas toimub teavitus üldaktidest tulenevate tähtaegade saabumisest – jäätmekäitlus, mittetulunduslik tegevus, tunnustamised, stipendumid – valla lehe ja kodulehe kaudu. Üksikjuhtumitel teavitab tähtaja saabumisest vastav ametnik (saadab e-kirja, suhtleb telefoni teel).”

Sotsiaalkindlustusameti töötaja Ivi Heldna:
„Sotsiaalkindlustusametis teavitatakse inimesi saabuvast pensionieast ja sellest, mis info on ametil pensioni määramiseks olemas ning millist infot juurde on vaja. Seda tehakse 6 kuud enne vanaduspensioniea saabumist e-postiga. Lisaks teavitame töövõimetuspensionäre vanaduspensioniikka jõudmisel sellest, et viime ta üle vanaduspensionile. Ka seda tehakse e-posti teel.
Kui inimesel on töötukassa poolt töövõime hinnatud ja talle hakatakse maksma töövõimetoetust, teavitame teda e-postiga ja/või tavapostiga töövõimetuspensioni maksmise lõpetamisest. Samuti teavitame inimesi e-posti või tavaposti teel kaks kuud enne teenuse lõppemist siis, kui nad saavad pensioni kätte kojukandes ja saabuma hakkab otsuse lõpptähtaeg.
Seoses lapse sünniga teavitatakse kahe kuu jooksul neid vanemaid, kes pole perehüvitisi taotlenud, e-postiga. Alates 1. aprillist hakatakse selliselt teavitama ka teise või enama lapse saanud vanemaid.
E-posti ja tavaposti teel teavitatakse inimesi ka elamisloa lõppemisest, samuti saadeti teavitused Tšernobõli toetuse tekkimise kohta. Kui aga kohtutäitur on saatnud sotsiaalkindlustusametile akti kinnipidamise teostamiseks pensionilt, siis helistame inimesele isiklikult ja teavitame teda sellest.
Arstliku ekspertiisi korduvekspertiisi tähtaja saabumisest teavitatakse neid inimesi, kes töövõimereformi raames peavad korduvekspertiisiks pöörduma töötukassa või siis sotsiaalkindlustusameti poole. Seda tehakse vahetult enne korduvekspertiisi saabumist.
Siia lisanduvad sellised juhud, kus ametil on inimesega kokkulepe kindlaks tähtajaks täiendavate andmete esitamiseks ning kokkulepitud tähtajaks andmeid esitatud ei ole. Sellisel juhul võetakse temaga ühendust kas siis telefoni, e-posti või tavaposti teel ning tuletatakse kokkulepitud tähtaega meelde. Samamoodi toimetatakse juhul, kui menetluse käigus on näha, et inimesel tuleb esitada täiendavaid andmeid.
Ja sellele lisaks teavitab sotsiaalkindlustusamet oma kliente nii e-posti kui ka tavaposti teel eraldi suuremate muudatuste puhul, nagu olid näiteks hiljutised tulumaksumuudatused.

Sotsiaalkindlustusameti peadirektor Egon Veermäe:
„Mugavad teenused on üks märksõna, millele me rõhku pöörame. Ja kliendi jaoks on kõige mugavam selline olukord, kus mingeid meeldetuletusi saatma ei peagi ning teenuste pakkumine toimub automaatselt. Selle olemegi enda sihiks võtnud. Lähiaastatel plaanime muuta kogu tänaste teenuste loogikat selliselt, et väheneks halduskoormus nii inimese kui ka ameti jaoks. Hea näide siinkohal on üksi elava pensionäri toetus, mida eelmisel aastal esmakordselt maksti ja mille jaoks inimesed ise mitte midagi tegema ei pidanud.
Praegu tegeleme perehüvitistega – tahame teenused disainida selliseks, et lapse sünni puhul ei pea vanemad neid ükshaaval taotlema hakkama, aga saaksid need soovi korral automaatselt. Ka on töös muudatus, mille kohaselt pole teatud diagnooside või seisundite puhul enam vaja puude uuendamist taotleda, aga riik saab selle inimesele juba ennetavalt anda. Ehk selle asemel, et tuletada inimesele meelde taotlusi kirjutada, tahame teenuse pakkumiseks hoopis ise inimese poole pöörduda.“

Politsei- ja piirivalveameti pressiesindaja Viktoria Korpan:
„Politsei- ja piirivalveamet (PPA) hakkas mullu veebruaris saatma teavitusi 90 päeva pärast aeguva ID-kaardi kohta, sama aasta suvest saavad inimesed teavitusi 90 päeva enne kehtivuse aja lõppu ka teiste isikut tõendavate dokumentide aegumise kohta. Need on kõik isikut tõendavad dokumendid, mida PPA väljastab – EV kodaniku pass, välismaalase pass, ID-kaart, elamisloakaart, digi-ID jne.
Teavitusi saadab PPA dokumendi omaniku eesti.ee aadressile ning selleks, et teavitus inimeseni jõuaks, on oluline veenduda, et eesti.ee aadress on suunatud sellele aadressile, mida inimene kasutab iga päev aktiivselt. Selline teavitus võimaldab dokumendi omanikul aegsasti planeerida uue dokumendi taotlust ja broneerida endale sobival ajal kodulehe https://broneering.politsei.ee/ kaudu teeninduse külastamist. Korduvalt Eesti kodaniku ID-kaarti täiskasvanule ja esmast ID-kaarti lapsele, kelle sünd on registreeritud Eestis, saab mugavalt taotleda kodust lahkumata meie e-teeninduses https://etaotlus.politsei.ee/.
Lisaks dokumendi aegumise teavitusele on võimalik iseseisvalt tellida teavitus ka relvaloa aegumisest eesti.ee kodulehel. Samuti on politsei- ja piirivalveameti kodulehel loodud mitmed võimalused kontrollimaks endaga seotud dokumentide ja staatuste kehtivust.”

Maanteeameti e-teenuste kliendihaldur Mari-Jaana Adams:
„Dokumentide õigel ajal uuendamise eest vastutab igaüks ise. Selleks, et kuupäevad meeles seisaksid, saadame 30 päeva enne dokumentide aegumist või tehnoülevaatuse perioodi lõppemist meeldetuletuse e-postile. Näiteks eelmisel aastal saatis maanteeamet ligikaudu 1,9 miljonit e-posti teadet. SMS-ide saatmiseks kasutame riigi teavitussüsteemi. Kui teadet soovitakse SMS-ga, tuleb portaalis eesti.ee oma mobiiltelefoni number riigi poolt saadetud teavituste vastuvõtmiseks aktiveerida.”